Automatisation

Quel outil pour quelle tâche

Optez pour une tâche planifiée quand l'instant précis compte. Optez pour un contrôle Heartbeat quand la question compte mais pas la minute - et quand vous préférez regrouper une douzaine de petits contrôles plutôt que créer une douzaine de tâches.

Créer une tâche planifiée

1. Ouvrez Planificateur et cliquez sur Nouvelle tâche. Choisissez d'abord un type de planification : Récurrent ou Ponctuel.
2. Construisez la planification sans cron. Récurrent propose Minutes (toutes les N), Horaire (toutes les N heures à une minute choisie après l'heure), Quotidien, Hebdomadaire (activez les jours de la semaine), Mensuel (jour du mois), ou Cron brut personnalisé pour les utilisateurs avancés. Ponctuel utilise un vrai sélecteur de date et d'heure, limité aux dates futures. Tout est à la résolution de la minute.
3. Vérifiez le résumé en langage clair. Pendant que vous modifiez, le constructeur écrit ce qu'il va faire - « S'exécute toutes les 2 heures à :20 », « S'exécute une fois le vendredi 19 juin à 09:00 ». Si cette phrase ne correspond pas à ce que vous vouliez, corrigez-la avant d'enregistrer ; une planification incomplète ou dont la date est passée bloque de toute façon l'enregistrement.
4. Choisissez le fuseau horaire. Une liste consultable de tous les fuseaux avec leur décalage actuel, qui affiche par défaut votre propre fuseau plutôt que UTC, avec votre fuseau et UTC épinglés en haut.
5. Rédigez le message que l'agent recevra. C'est le prompt qui se déclenche - l'agent le lit comme une instruction, exactement comme si vous l'aviez tapé dans le chat.
6. Choisissez l'agent et enregistrez. Les tâches appartiennent à un seul agent, et le badge Planificateur de la barre latérale compte les travaux actifs sur l'ensemble de la flotte.

Gérer les tâches

Chaque travail porte un badge d'origine. Enregistré signifie qu'il a été créé ici (ou par un agent qui a demandé de planifier quelque chose). Configuration signifie qu'il est inscrit en dur dans la configuration propre de l'agent - généralement dans le cadre d'un archétype que vous avez installé. Les deux se gèrent entièrement depuis cette liste : mettre en pause, reprendre, modifier le nom, le message ou la planification, et supprimer. Les travaux de configuration se réécrivent dans la configuration de l'agent et s'appliquent en direct.

Chaque carte a un Exécuter maintenant , qui déclenche le travail immédiatement, en ignorant sa planification, et consigne l'exécution dans l'historique comme n'importe quelle autre. C'est le moyen le plus rapide de tester une tâche que vous venez d'écrire - n'attendez pas 9 h pour découvrir que le prompt était ambigu.

Les tâches peuvent être désactivées sans être supprimées, ce qui est la bonne approche pour tout ce qui est saisonnier. La modification permet aussi de faire basculer une tâche entre récurrente et ponctuelle ; le constructeur efface alors le champ qui ne s'applique plus.

La vue calendrier

La Calendrier affiche les mêmes tâches sous forme de calendrier jour, semaine ou mois. Les travaux récurrents sont développés sur chaque jour où ils se déclenchent ; les travaux ponctuels atterrissent à leur date. Chaque occurrence affiche son heure de déclenchement, le nom de la tâche et un extrait d'une ligne du prompt, avec un symbole marquant les exécutions récurrentes.

Cliquez sur n'importe quelle occurrence pour ouvrir la même boîte de dialogue de tâche que Planificateur utilise - détail, modification, historique, suppression. Les filtres masquent les tâches récurrentes ou ponctuelles, et un filtre d'agent réduit l'affichage aux agents qui vous intéressent. Vous pouvez aussi planifier directement depuis la grille : un bouton + qui préremplit une exécution ponctuelle à 09:00 ce jour-là.

Le calendrier est la meilleure vue pour repérer les collisions - trois agents qui font tous leur rapport à 9 h, ou un lundi complètement vide.

Contrôles de battement

Heartbeat est le petit frère léger du planificateur : une liste de contrôles récurrents que l'agent parcourt à intervalle d'interrogation tant que l'exécution est active, toutes les heures par défaut. Activez-le et choisissez l'intervalle dans la carte Heartbeat de l'onglet Aperçu de l'agent. Le changement s'applique en direct, sans redémarrage, et « Valeur par défaut du système » hérite du réglage valable pour tout le déploiement.

Les contrôles eux-mêmes n'ont pas de formulaire dans le tableau de bord. Gérez-les en modifiant le fichier de contrôles de l'agent dans Fichiers - ou, bien plus simple, en le demandant à l'agent dans le chat : « ajoute un contrôle Heartbeat pour vérifier si l'import de nuit s'est terminé », « vérifie le Heartbeat toutes les 15 minutes », « désactive le sondage Heartbeat ». L'agent dispose d'outils prévus exactement pour cela.

Un contrôle qui ne trouve rien reste silencieux. Quand l'un d'eux trouve quelque chose, cela apparaît comme un rappel dans le tableau de bord plutôt que de vous envoyer un message - c'est ce qui permet d'en avoir vingt sans risque.

Rapports récurrents

Certains rapports sont déjà intégrés. La Insights tient un journal de travail consultable par jour, avec une répartition classée par agent et un résumé écrit facultatif de ce qui s'est réellement passé - conversations traitées, tâches planifiées terminées, contrôles exécutés, transmissions entre agents. Un bouton Quotidien / Hebdomadaire / Mensuel bascule entre la vue par jour et les rapports cumulés, générés d'eux-mêmes chaque semaine et chaque mois.

Le condensé du jour le plus récent apparaît aussi sur Vue d'ensemble sous forme de Faits marquants du jour, rédigé automatiquement chaque matin pour la journée qui vient de se terminer, avec un bouton pour régénérer celui du jour à la demande.

Tout ce qui va au-delà relève d'une tâche planifiée. « Chaque lundi à 8 h, résume les conversations de support de la semaine dernière et envoie-les par e-mail à l'équipe » est un seul travail avec un seul prompt, et l'agent dispose déjà des outils pour faire chaque partie.

Rédiger une tâche qui fonctionne

• Précisez quoi faire et où le mettre. « Vérifie les prix des concurrents » laisse l'agent deviner la destination. « Vérifie les trois pages concurrentes listées dans la base de connaissances et publie un résumé sur le canal Slack de l'équipe » ne le laisse pas deviner.
• Précisez à quoi ressemble le silence. Pour les tâches de surveillance, dites à l'agent de ne rien dire s'il n'y a rien à signaler. Sinon, vous recevrez un message quotidien confirmant qu'il ne s'est rien passé, et vous finirez par ignorer le canal.
• Testez avec Exécuter maintenant. Lisez ensuite l'entrée de l'historique d'exécution et la conversation qui en résulte avant de faire confiance à la planification.
• Faites attention au fuseau horaire. Le fuseau est propre à chaque tâche. Une équipe répartie entre plusieurs bureaux devrait s'accorder sur un seul fuseau pour les rapports plutôt que de régler chaque travail sur l'heure locale de son auteur.
• Attendez-vous à ce que les validations patientent. Si une exécution planifiée atteint un outil qui a besoin d'un humain, elle se met en pause et la demande atterrit dans la boîte des validations sur Aperçu - elle ne se poursuit pas sans surveillance. Voir chapitre 8.

Une chose n'est délibérément pas plafonnée : les limites de débit des messages s'appliquent aux messages entrants de personnes, pas au travail planifié ou autonome. Un emploi du temps chargé n'enfermera pas votre agent hors de sa propre boîte de réception.